English
Quản lý phòng khám bằng Excel, hay quản lý phòng khám bằng Access được biết đến là một trong những công cụ quản lý phòng khám đơn giản nhất và chạy được hấu hết trên tất cả các máy tính.
Phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel được biết đến là một trong những công cụ quản lý phòng khám đơn giản nhất và chạy được hấu hết trên tất cả các máy tính. Tuy nhiên, thời gian gần đây, nhiều đơn vị công nghệ cung cấp các giải pháp quản lý phòng khám hiện đại kết nối với hệ thống HIS. Vậy nên quản lý phòng khám bằng Excel hay phần mềm?
1. Tìm hiểu quản lý phòng khám bằng excel là gì?
Phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel là các file Excel sẽ được sử dụng như phương án nhằm mục đích tiết kiệm thời gian cũng như để đảm bảo độ chính xác cao. Thay vì dùng phương pháp thủ công để ghi sổ sách thì việc dùng Excel để quản lý đơn hàng, danh sách thuốc, báo cáo thống kê và doanh thu sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.
Phương pháp Excel được khá nhiều phòng khám sử dụng để quản lý vì nó có đủ chức năng để xử lý dữ liệu cũng như lưu trữ thông tin và truy xuất dữ liệu nhanh chóng. Điều này giúp cho người sử dụng có thể kiểm soát công việc một cách dễ dàng.
Các phần mềm quản lý Excel miễn phí hiện nay hầu hết đều cung cấp các tính năng cơ bản như:
+ Quản lý danh mục hàng hóa: Liệt kê danh sách sản phẩm cũng như vật tư y tế cần quản lý.
+ Nhập kho: Giám sát thông tin dữ liệu đầu vào và đầu ra để kiểm soát hàng hóa một cách hiệu quả.
+ Xuất kho: Giúp kiểm soát tốt hàng xuất kho dựa theo các yêu cầu về thông tin như ngày tháng năm xuất hàng, số phiếu ghi nhận, mã hàng hóa…
+ Báo cáo kho hàng: Người dùng có thể tạo một báo cáo dữ liệu để quản lý hàng hóa hiệu quả. Từ đó chọn ra phương án giám sát hàng hóa tốt nhất.
+ Báo cáo bán hàng: Giúp nắm bắt tình hình kinh doanh của việc bán hàng một cách chi tiết.
2. Lợi và hại khi quản lý phòng khám bằng excel
Dù thuận tiện là vậy nhưng khi sử dụng phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel sẽ đem tới những ưu và nhược điểm khác nhau. Cụ thể là:
2.1. Ưu điểm
+ Giúp người dùng quản lý thông tin về kho dược, cụ thể là về xuất – nhập – tồn một cách chính xác.
+ Hỗ trợ việc quản lý tài chính, thu chi của phòng khám, các chức năng về báo cáo, thống kê tài liệu.
+ Tìm kiếm dữ liệu thông tin phòng khám, bệnh nhân một cách dễ dàng.
+ Không cần mất chi phí trong quá trình sử dụng.
+ Sử dụng một cách dễ dàng ngay cả khi người dùng không có kinh nghiệm trong công nghệ thông tin.
+ Chi phí quản lý phòng khám, bệnh viện bằng file Excel thấp. Không chỉ thế, hiện nay trên mạng có nhiều địa chỉ cung cấp file Excel quản lý phòng khám miễn phí.
2.2. Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm, phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel cũng có một số nhược điểm như sau:
+ Chỉ phù hợp sử dụng ở các phòng khám với diện tích vừa và nhỏ.
+ Thông tin không được đồng bộ nên sẽ tốn nhiều nhân lực và thời gian để quản lý.
+ Các nhân viên cần phải nắm được kiến thức cũng như các hàm về excel để sử dụng hiệu quả.
+ Dễ xảy ra sai sót, tốn khá nhiều thời gian do cần nhập liệu thủ công.
+ Việc bảo mật, an toàn thông tin kém hiệu quả dẫn tới ảnh hưởng hoạt động của phòng khám.
+ Khó khăn trong công tác quản lý, tổng hợp báo cáo do hệ thống file không đồng bộ.
+ Dễ thất thoát, không quản lý được phòng khám từ xa.
3. Có nên quản lý phòng khám bằng Excel không?
Việc sử dụng Excel để quản lý phòng khám có thể mang lại sự thuận tiện ban đầu, nhưng đồng thời cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro và vấn đề đáng kể. Bài viết này sẽ đi sâu vào những khía cạnh tiêu cực và tiêu cực của việc sử dụng Excel trong quản lý phòng khám y tế.
Mặc dù Excel có thể giúp theo dõi lịch hẹn, thông tin bệnh nhân và các dữ liệu khác, nhưng nó cũng đặt ra những thách thức lớn. Sự thiếu tự động hóa, khả năng mất mát dữ liệu, và khó khăn trong việc tính toán và phân tích thông tin là những vấn đề mà các chuyên gia y tế phải đối mặt khi sử dụng hệ thống này.
Ngoài ra, bảo mật thông tin cũng là một vấn đề nổi bật khi dữ liệu y tế của bệnh nhân được lưu trữ trong các tệp Excel. Sự thiếu chắc chắn có thể đặt ra nguy cơ lớn về việc rò rỉ thông tin nhạy cảm và vi phạm quy định về bảo mật y tế.
Phần mềm quản lý phòng khám hay phần mềm quản lý khám chữa bệnh là giải pháp phù hợp với hầu hết các cơ sở Y tế hiện nay. Tùy theo quy mô phòng khám và khối lượng dữ liệu Y tế các đơn vị công nghệ sẽ xây dựng và thiết kế hệ thống quản lý phù hợp.
Việc sử dụng phần mềm quản lý phòng khám bằng công nghệ hiện đại giúp đơn giản hóa quy trình vận hành, tiết kiệm chi phí vận hành và nhân sự làm các công việc bàn giấy, tập trung vào các công việc chuyên môn, nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Hiện nay, các đơn vị cung cấp giải pháp Y Tế Số đều thiết kế nhiều gói “quản lý phòng khám khác nhau” bằng phần mềm quản lý phù hợp với quy mô nhiều cơ sở Y tế. Tùy từng nhu cầu sử dụng, quy trình vận hành từng phòng khám sẽ có lựa chọn phần mềm với chi phí phù hợp.
4. Quản lý phòng khám chuyên nghiệp với Nencer His
Nencer HIS Hospital Management Software là nền tảng Y Tế số thông minh của công ty giải pháp phần mềm Nencer được xây dựng dựa trên kinh nghiệm thực tế và sự đóng góp từ các chuyên gia y tế và Bác sĩ đầu ngành.
Đây là nền tảng thông minh hỗ trợ quá trình chuyển đổi số Y tế tại các cơ sở y tế, giúp loại bỏ quy trình quản lý phức tập, tự động hóa các công việc sổ sách, giấy tờ với nhiều ưu điểm vượt trội.
Nencer HIS cung cấp các tính năng như quản lý hồ sơ bệnh nhân, lên lịch hẹn, hỗ trợ chẩn đoán và điều trị, quản lý thuốc và tài chính, tạo báo cáo và thống kê, đảm bảo bảo mật thông tin bệnh nhân và kết nối dữ liệu. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình chăm sóc bệnh nhân và quản lý phòng khám một cách hiệu quả.
Tham khảo các tính năng của phần mềm: TẠI ĐÂY
